Beatriz Manrique CEO 5entidos Asesoría en Change Management manrique@cincosentidos.org
Para cambiar con éxito se requiere un método estructurado que permita manejar el lado humano del cambio y crear una sincronía con los proyectos técnicos.
Cada empresa debe tener su propia estrategia de cambio ya que esta responde a las características de su cultura organizacional que está relacionada con sus historias de cambio. Si se trata de una empresa que no está acostumbrada a los cambios o que tiene historias fallidas y esto no se toma en consideración, la resistencia humana no tardará en aparecer y afectarán la productividad; el proyecto corre el riesgo de salirse del cronograma, realizar gastos adicionales y no tener el retorno esperado.
No es poco común ver que el líder de la empresa que promueve el cambio aparece al inicio y luego desaparece ocupado en un sinnúmero de desafios. No tener un líder visible en los distintos momentos del avance del proyecto es una de las causas que impide lograr un proceso de cambio exitoso.
El cambio requiere preparar a la gente para salir del status quo y pasar por la transición hasta llegar al estado ideal. Si la transición implica que la gente tiene que dejar hábitos de trabajo y aprender nuevos, entonces, tanto líderes, como gerentes, jefes y supervisores deben manejar de manera intencional la adaptación al cambio de su gente.
Razones por lo que la gente se resiste:
- Falta de consciencia de las razones del cambio
- Sus trabajos son impactados ya sea en su rol, funciones, toma de decisión, nuevo aprendizaje.
- Cambios anteriores que dejaron una mala experiencia o que nunca se dieron.
- Ausencia de un líder que modela el cambio y comunica adecuadamente.
- Temor a la pérdida de su trabajo.
La resistencia humana es una de los factores que aparece 5 veces más frecuente que cualquier otro obstáculo. Cuando al personal se le habla sobre el cambio que requiere su área o la compañía, lo primero que está pensando no es en la solución al problema de la empresa sino de qué manera ese cambio lo afectará a él. Los rumores de pasillos no se harán esperar y la ansiedad aumenta.
Aciertos en una buena gestión de cambio:
- Un líder que da un mensaje claro del por qué y para qué del cambio y los riesgos de no hacerlo.
- Líder presente que trabaja de la mano con su ejecutivo de proyectos e involucra a su equipo de gerentes.
- Asegurarse de tener un equipo de primera línea alineado a la visión y que actuará como promotor del cambio.
- Jefes y supervisores que comunican los beneficios que traerán esos cambios a su personal.
- Analizar el impacto para cada una de las áreas y preparar una estrategia.
- Capacitar a sus jefes y supervisores para que entiendan su función en el cambio y manejen asertivamente la resistencia de su personal.
- Celebrar los avances del proyecto.
Los líderes entienden el macro entorno más claramente y son evidentemente los primeros en percibir la importancia de evolucionar para enfrentar los desafios del negocio. Sin embargo, pueden estar muy enfocados en el resultado y presionar por cumplir con los proyectos con la idea que la gente “ya se adaptará”.
Un plan de comunicación para el líder describe mensajes para cada fase del proyecto y hace que este se mantenga enfocado en lo que el personal requiere para la adopción y avance del mismo. Pero tambien hay que escuchar a todas las unidades de trabajo y monitorear la necesidades emocionales, de aprendizaje o de recursos necesarios para cubrirlos, minimizar resistencias para no correr el riesgo de perder gente talentosa ni poner en riesgo los objetivos del negocio.
Escoger al equipo eje para que sean estos los patrocinadores del cambio y así el mensaje de evolución descienda hacia los jefes y supervisores. Estos últimos son los encargados de movilizar a su personal y deben ser entrenados para comunicar, promover, manejar las resistencias individuales y monitorear los avances de su gente, así como mantenerse en constante comunicación con sus gerentes para tenerlos al tanto de los obstáculos que encuentran.
Existen tres elementos importantes que Prosci Líder mundial en cambio sostiene en su investigación como aspectos imprescindibles a la hora de pensar en el retorno sobre la inversión del proyecto en curso. El primero es la velocidad con la que la gente adopta el proyecto. Por ello que hay que hacer seguimiento a los avances grupales e individuales ya que cada persona asume el cambio con sus propios prejuicios y temores y eso hace que se mueva o se detenga. Segundo, todos deben hacer uso de la herramienta, el sistema o el proceso que se haya impleméntado eficientemente y tercero asegurarse que el personal involucrado en el cambio haya desarrollado la competencia necesaria. Si esto no ocurre así, se afecta el cliente interno, externo y el negocio.
En eras anteriores bastaba la voz del líder para anunciar un cambio y que los equipos de trabajo se adhieran ya que había menos empoderamiento para opinar; sin embargo, hoy, la fuerza laboral ha adquirido nuevos valores de iniciativa lo que hace que el personal resista los cambios si no entiende sus razones y beneficios.
En una era de rápidos cambios toca además desarrollar gestión de cambio como una competencia estratégica; de esa manera se cuenta con un personal de alto nivel preparado para una constante evolución. Con una eficiente gestión de cambio se aumentan por 6 las posibilidades de lograr los objetivos del proyecto, por 5 de hacerlo dentro del cronograma y por 2 dentro del prespuesto.
¡A cambiar se ha dicho con un eficiente método de gestión de cambio!
*Datos fuente Prosci
